Single Blog

Życie pędzi, wszystko pędzi, a z czasem mamy jeden malutki „problem” – doba ma 24 godziny i nie da się jej rozciągnąć, koniec i kropka! Coraz więcej ludzi pracuje po godzinach, nawet jeśli całkiem nieźle zarządzają swoim czasem. Mają wrażenie, że są coraz bardziej nieefektywni. Tracą wiele energii i czują się permanentnie wyczerpani. W czym więc tkwi problem?

Otóż zarządzaniem czasem jest potrzebne i bardzo pomocne, ale to nie wszystko. Nawet jeśli poznamy sposoby zarządzania czasem i wdrożymy je w życie, to może się to okazać niewystarczające. Mój post „15 Sposobów jak dobrze zarządzać czasem i być punktualną” możesz przeczytać tutaj.

Jakiś czas temu przeczytałam bardzo ciekawy artykuł napisany przez Tony’ego Schwartza pod tytułem „Zarządzaj swoją energią, a nie czasem”. Artykuł jest tak ciekawy, że postanowiłam podzielić z tobą najważniejszymi przemyśleniami autora, bo to może ci bardzo pomóc w pracy. Co prawda autor odnosi się do kadry menedżerskiej i zarządzającej, ale pisząc ten post przepuściłam wszystko przez filtr swojego doświadczenie zawodowego (a zarządzałam przez wiele lat) i moim zdaniem dzisiejszy post przyda się prawie każdemu, więc zachęcam cię do lektury.

Otóż problem z wydłużaniem czasu pracy polega na tym, że czas jest zasobem nieodnawialnym. Co innego z naszą energią! Energia u ludzi pochodzi z czterech źródeł: ciała, emocji, umysłu i ducha. I w każdym z tych obszarów energię można systematycznie zwiększać i odnawiać jej zasoby tworząc określone rytuały.

Chodzi po prostu o to żeby ponowie naładować akumulatory, ale żeby to zrobić, to trzeba najpierw zrozumieć co nas pozbawia energii, a w szczególności jakie zachowania to powodują. Następnie trzeba je zmienić bez względu na okoliczności. Swoje zachowania możemy zmienić wprowadzając różne rytuały, dzięki którym możesz lepiej zarządzać swoimi zasobami energetycznymi.

Przyjrzyjmy się teraz czterem źródłom energii człowieka.

CIAŁO: ENERGIA FIZYCZNA

Żeby ciało dobrze funkcjonowało potrzebuje energii fizycznej. Złe odżywianie, niedobór snu i odpoczynku powodują nie tylko zmniejszenie energii, ale też ograniczają zdolność do kontrolowania emocji i utrzymania koncentracji.

Zadaj sobie kilka pytań i odpowiedz na nie szczerze:

• Ile godzin śpisz w nocy?
• Czy jesz śniadania?
• Czy ćwiczysz regularnie?
• Czy robisz sobie regularne przerwy na regenerację sił?

Przede wszystkim należy wprowadzić zdrowe zasady życia:

1. Jedz śniadanie i śpij po kilka godzin w nocy. To jest podstawa!

2. Zacznij się ruszać regularnie (wystarczy3-4 razy w tygodniu). To może być nawet spacer lub jazda na rowerze, nie trzeba od razu chodzić na siłownię.

3. Rób sobie krótkie przerwy w ciągu dnia pracy – zawsze z dala od swojego biurka. Takie przerwy mają ogromną wartość z punktu widzenia fizjologii człowieka i są powiązane z „rytmami okołodobowymi”.

Co to takiego ten rytm okołodobowy? Otóż nasz organizm pracuje w cyklach od 90 do 120 minut, w trakcie których przechodzi od stanu wysokiej energii do dołka i po prostu pod koniec każdego cyklu ciało domaga się regeneracji. Objawia się to nerwowością, ziewaniem, uczuciem głodu i trudnościami z koncentracją. Większość ludzi, jakich znam, ignoruje te sygnały i pracuje dalej. A wystarczy zrobić sobie krótką przerwę, nawet kilka minut. Chodzi o to żeby przestawić się na inny „kanał”. To naprawdę działa! To może być rozmowa ze współpracownikiem, posłuchanie przez chwilę muzyki, wyjście na 5 minut na spacer (ogromna moc świeżego powietrza!) lub spacer po schodach w budynku. Tylko tyle, a da ci AŻ tyle!

EMOCJE: JAKOŚĆ ENERGII

Każdy z nas wie, że osiągamy lepsze rezultaty i czujemy się lepiej, gdy odczuwamy pozytywną energię. Z fizjologiczne punktu widzenia bez przerw na regenerację nie będziemy czuć dobrych emocji przez dłuższy czas. Tak więc bardzo ważna jest umiejętność kontrolowania emocji, bo kto potrafi kontrolować emocje, ten potrafi podnieść jakoś swoich zasobów energetycznych. Wszystko fajnie, ale żeby się tego nauczyć, to najpierw musimy uświadomić sobie jakie uczucia nam towarzyszą w różnych momentach dnia i jaki jest ich wpływ na skuteczność naszych działań.

I znowu dobrze jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy w pracy łatwo ulegam irytacji, często odczuwam zniecierpliwienie lub niepokój? Kiedy?
• Czy mam wystarczająco dużo czasu dla rodziny i przyjaciół? Czy jestem obecna psychicznie gdy się z nimi spotykam?
• Czy mam za mało czasu na rzeczy, które sprawiają mi radość?
• Czy mam czas żeby wyrazić innym swoje uznanie? Czy mam czas żeby cieszyć się swoimi dokonaniami?

No dobrze, jak znam życie, to odpowiedzi na te pytanie nie są dla ciebie zadowalające, więc skupmy się na tym jak rozładować negatywne emocje.

Skuteczne sposoby rozładowywania negatywnych emocji:

1. Rozładowywanie negatywnych emocji poprzez „czas na przetrawienie” – tutaj najlepsze jest głębokie i powolne oddychanie przeponą. Takie oddychanie przez 5-6 sekund przynosi relaks, regeneruje i pozwala wyłączyć reakcje typu „walcz lub uciekaj” (pewnie wiesz, o czym mowa).

2. Wyzwalanie pozytywnych emocji poprzez wyrażanie uznania. Jest to praktyka, która daje korzyść zarówno dającemu, jak i biorącemu. Jeśli jesteś szefem, to chwal pracowników! Może to być mail, telefon, krótka rozmowa. Taka forma zarządzania naprawdę przynosi lepsze efekty niż „kija i marchewki”. A jak nie zarządzasz ludźmi, to pochwal współpracownika i podziękuj za pomoc, albo po prostu powiedz im coś miłego. 🙂

3. Pozytywne emocje można pielęgnować ucząc się zmieniać historie, które sami sobie opowiadamy o swoich przeżyciach i doświadczeniach. Chodzi o to, że większość osób w trudnych czy konfliktowych sytuacjach stawia siebie w roli ofiary. Ważne jest żeby uświadomić sobie różnice pomiędzy faktami, a sposobem interpretacji. Często dzieje się tak, że tak się nakręcamy opowiadając sobie w kółko tę historię we własnej głowie! I właśnie ta opowieść wpływa silnie na nasze emocje. Najbardziej skutecznym sposobem jest zmiana opowiadania historii poprzez jedną z trzech nowych „soczewek”, odpowiadając na pytania:
   • Soczewki odwracające – co powiedziałaby druga strona konfliktu i w jakim przypadku mogłoby to być prawdą?
   • Soczewki oddalające – jak spojrzę na tę sytuację za sześć miesięcy?
   • Soczewki panoramiczne – niezależnie od tego jak to się skończy, jaką naukę mogę wynieść z tego na przyszłość?

UMYSŁ: SKONCENTRUJ SIĘ NA ENERGII

Wszyscy wiemy, że w pracy jest się trudno koncentrować w równym stopniu przez cały dzień. A jeszcze wpływa na to fakt, że niewiele osób ma swój pokój, więc rozpraszaczy koncentracji jest pełno dokoła nas. Na dodatek trudno jest wykonywać kila zadań w tym samym czasie (ja wręcz uważam, że tak się na da!) i w efekcie pracownicy ciągle przełączają się między zadaniami. A rozpraszanie się kosztuje, ponieważ przeniesienie na chwilę uwagi z jednego zadania na drugie (na przykład odebranie telefonu w trakcie jednej czynności) zwiększa ilość czasu potrzebnego na ukończenie pierwotnego zadania aż o 25%.

Odpowiedz sobie na pytania:

• Czy z trudem potrafię się skoncentrować na jednej rzeczy? Czy łatwo się rozpraszam, szczególnie z powodu sprawdzania poczty elektronicznej?
• Czy większość dnia spędzam zażegnując małe kryzysy i spełniając liczne prośby zamiast koncentrować się na zadaniach długofalowych?
• Czy poświęcam wystarczająco dużo czasu na refleksję i twórcze myślenie?
• Czy pracuję wieczorami i w weekendy i rzadko kiedy mam czas na urlop z dala od poczty elektronicznej?

Sposoby zwiększenia koncentracji:

1. Zredukuj przerwy, które wprowadza współczesna technologia. Nie odpowiadaj co chwila na maile i nie sprawdzaj co chwilę telefonu komórkowego. Wyznacz sobie godziny sprawdzania poczty elektronicznej i dobrze się zastanów, na które maile naprawdę musisz odpowiedzieć od razu.
2. Wyłącz komunikator i nie odbieraj telefonów lub nie odpisuj na smsy w czasie spotkań (nagminne w firmach!). Zupełnie nie rozumiem sensu opowiadania czy odpisywania „nie mogę teraz rozmawiać”. Jak nie możesz, to nie możesz!
3. Systematyczna koncentracja na zadaniach. Postaraj się robić jedną czynność od początku do końca. Ustalaj pod koniec dania jakie jest najważniejsze wyzwanie na następny dzień i od tego zacznij nowy dzień.

DUCH: ENERGIA SENSU I CELU

Sens i cel pracy, to potencjalne źródła energii, ale poprzez coraz szybsze tempo pracy i coraz bardziej wygórowane żądania niewiele osób zdaje sobie z tego sprawę. Tylko wtedy jesteśmy w stanie wykorzystywać swoją energię duchową, kiedy codzienna praca, i wszelka inna aktywność, są zgodne z naszymi najważniejszymi wartościami.

Aby uwolnić energię duchową ludzie powinni wprowadzić priorytety i rytuały w trzech kategoriach:

1. Robienie tego, co umiemy najlepiej i co sprawia nam największa przyjemność.

Te dwie rzeczy niekoniecznie muszą się pokrywać. Dlatego ważne jest żeby odkryć w sobie swoje mocne strony i wykorzystywać je na co dzień w pracy. Warto też zastanowić się nad tym jakie doświadczenie w pracy daje nam najwięcej pozytywnej energii i starać się aby było ich jak najwięcej.

2. Świadome poświęcanie czasu i energii na te dziedziny życia, które są najważniejsze.

Często czujemy rozdźwięk pomiędzy tym, co naszym zdaniem jest ważne, a tym, co w rzeczywistości robimy. Dlatego ważne jest aby wprowadzić pewne rytuały, które pomogą nam wypełnić tę lukę. Jeżeli na przykład najważniejsza jest dla ciebie rodzina, a uważasz, że poświęcasz jej za mało czasu, to po powrocie do domu wyłącz lub wycisz telefon i poświęć jej czas. Naprawdę jeszcze nikomu się nic nie stało, jak dostanie odpowiedź na maila następnego dnia. Poza tym szefów trzeba czasem nauczyć, że twój prywatny czas jest twoim prywatnym czasem. To, że szef wysyłam maila wieczorem, nie oznacza, że musisz się stresować i od razu odpowiadać. Po prostu odczytasz tę wiadomość rano w pracy.

3. Pozostawanie w zgodzie z najważniejszymi wartościami, którymi kierujemy się w codziennym życiu.

Praktykowanie fundamentalnych wartości w życiu może być nie lada wyzwaniem. Najczęściej jest tak, że w tym pędzie niewiele osób ma czas żeby się zatrzymać i zadać sobie pytanie na czym im zależy i kim chcą być. I w rezultacie pozwalają by rządziły nimi oczekiwania świata zewnętrznego. Nie oznacza to, że masz zrobić rewolucję w swoim życiu zawodowym. Ale warto zadać sobie pytania na przykład jakich zachowań nie lubisz u innych To ci pokaże w sposób pośredni, co jest dla ciebie wartościowe w pracy i pozwoli wypracować nowe nawyki i rytuały. I na przykład jeśli odkryjesz, że podstawową wartością jest dla ciebie wgląd na uczucia innych, a jednocześnie bez przerwy się spóźniasz na spotkania, to dobrym nawykiem będzie przybywanie na spotkania punktualnie.

Podsumowując – większość firm inwestuje w rozwój wiedzy, umiejętności i kompetencji pracowników, a niewiele pomaga w budowaniu i rozwijaniu własnych „zdolności produkcyjnych”, które są traktowane jak coś oczywistego. A właśnie te kluczowe zdolności produkcyjne pozwalają ludziom wykonywać większa ilość pracy w krótszym czasie i przy większym zaangażowaniu.

Dlatego weź sprawy w swoje ręce! Tylko mi nie mów, że nie masz na to czasu, bo nie uwierzę ;). Poza tym wyznaję zasadę: nie ma problemów, są rozwiązania! No i jeszcze trzeba chcieć coś zmienić, zamiast tyko bezproduktywnie narzekać. Przepracowałam w korporacjach prawie 20 lat, więc wiem, jak wygląda „gonitwa z czasem”, a mimo wszystko intuicyjnie od zawsze stosowałam te zasady. Po pierwsze od zawsze jem śniadanie – dobry nawyk wyniesiony z domu rodzinnego. Mama by nas nie wypuściła bez śniadania! Wiele osób mówi, że ma rano skurczony żołądek i przez to nie je. Kolejna wymówka! To wstań 15-30 minut wcześniej, przecież nikt nie mówi żebyś jadła od razu. Ale zanim weźmiesz prysznic, to zdążysz się obudzić. I zjedz chociaż coś małego, a naprawdę po kilku dniach już poczujesz różnicę. Pracowałam przeważnie w biurowcach, gdzie nie otwierały się okna, a bez dopływu świeżego powietrza nikt nie czuje się dobrze. Od zawsze miałam taki zwyczaj żeby wyjść chociaż na 5 minut z budynku. Poza tym w każdej firmie przysługuje przerwa obiadowa, więc skorzystaj z tego. Nie oznacza to, że masz codziennie iść na lunch do knajpki (bo jest to rzeczywiście wydatek), ale weź kanapkę i zjedz na ławeczce na świeżym powietrzu. Poza tym każdy z nas pije kawę czy herbatę, więc możesz odejść od biurka co jakiś czas, przejść się do kuchni, a tam zawsze spotkasz kogoś z kim można zamienić kilka zdań i już przełączasz się na inny kanał.

Nie będę wymieniać teraz wszystkiego co robiłam, ale generalnie intuicyjnie udało mi się wypracować większość z opisanych powyżej sposobów. Nie zdawałam sobie jednak sprawy, że te wszystkie nawyki i rytuały, to tak naprawdę zarządzanie swoją energią. Fajnie, że ktoś to nazwał i pogrupował – takie usystematyzowanie tematu jest ważne i pomocne.

Dodatkowo może być przydatny dla ciebie mój post „10 Sposobów na bycie szczęśliwą w pracy” (tutaj).

Dziękuję, że tu jesteś 🙂

Renata