A propos’ punktualności…Nie uznaję modnego obecnie spóźniania się. Nie, to nie jest „trendy” i nigdy nie będzie. Tak się zachowują ludzie, którzy nie szanują nie tylko czasu innych ludzi, ale po prostu są aroganccy. Nie uznaję powiedzenia, że „na szacunek trzeba sobie zapracować”. Bzdura! Szacunek należy się każdemu, a dopiero jak ktoś sobie na to zasłuży, to ewentualnie można przestać taką osobę szanować. Najprostszym sposobem wyrażania szacunku dla drugiego człowieka jest szanowanie jego czasu.

Pracowałam kiedyś w firmie, w której „Spotkanie o 10.00” oznaczało, że wszyscy powoli idą o 10.00 do sali konferencyjnej, po drodze robiąc sobie kawę w kuchni. A do tego jeszcze „uroczy” prezes rozpoczynał spotkania od, delikatnie mówiąc, połajanki. Nie, no po prostu „cudowny” sposób na „przyjemne” rozpoczęcie tygodnia i zmotywowanie pracowników. Sam się zawsze wszędzie spóźniał, a wiadomo – przykład idzie z góry.

Zdaję sobie sprawę z tego, że nie każdy ma dobrą organizację i punktualność we krwi, bo ja na przykład taka jestem od dziecka. Wychodzę jednak z założenia, że wszystko można wypracować. Czasem nie jest łatwo, ale nikt nie powiedział, że w życiu będzie łatwo. Nie lubię też wymówek i mogę śmiało powiedzieć, że tym, co mnie w życiu napędza jest powiedzenie „nie ma problemów, są rozwiązania”.

Jeśli bym się gdzieś spóźniła bez powiadomienia o tym, to dla osób, które mnie znają, oznaczałoby, że coś poważnego się stało. Co więc takiego robię, że jestem dobrze zorganizowana i zawsze punktualna? Tajemnica tkwi w dobrej organizacji czasu. Poniżej zebrałam najważniejsze sposoby, które stosuję i proponuję Ci od nich zacząć.

15 SPOSOBÓW JAK DOBRZE ZARZĄDZAĆ CZASEM:

 

1. Używaj kalendarza

Używanie kalendarza, to jeden z podstawowych kroków w zarządzaniu czasem w podziale na każdy dzień. Nieważne czy używasz kalendarza w telefonie, google calendar czy kalendarza papierowego. Chodzi o to żeby mieć go zawsze pod ręką i na bieżąco aktualizować. Ja używam kalendarza w telefonie.

2. Zaplanuj dzień

Zaplanuj dzień rano albo najlepiej wcześniej, na przykład wieczorem poprzedniego dnia. Ja mam taki rytuał, że przed snem sprawdzam plan na następny dzień żeby być przygotowaną. Twoim zadaniem na dany dzień jest żeby trzymać się planu! Oczywiście kiedy wydarza się niespodziewanego, to odpowiednio plan modyfikuję i to też trzeba robić na bieżąco.

3. Ustal priorytety

Oczywista oczywistość – nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego, więc naucz się ustalać priorytety. Naucz się również odpuszczać rzeczy mało ważne, których nie musisz robić.

Dawno temu nauczyłam się, że najlepsza jest zasada 80/20. Zgodnie z nią 80% wyniku można osiągnąć przy 20% wysiłku. A pozostałe 20% wyniku można osiągnąć poświęcając aż 80% czasu na wykonanie danego zadania. Cóż za marnotrawstwo! A z tego wynika prosty wniosek, że nie warto poświęcać cennego czasu na mało znaczące detale, których nie zauważy nikt poza tobą.

4. Przestaw zegarek o 5 minut to przodu

Wiem, że zegarki są wszędzie i ten w telefonie zawsze pokazuje dobry czas, ale naprawdę poczujesz różnicę, kiedy twój zegarek na rękę przestawisz o 5 minut do przodu (a jak trzeba, to nawet o 10 minut!).

5. Przyjdź na spotkanie przed czasem

Prawda jest taka, że jak planujesz gdzieś być na czas, to jesteś albo na czas, albo spóźniona. Tak więc celuj żeby być troszkę wcześniej, a i tak będziesz na czas 🙂

6. Pogrupuj podobne zadania

Wszystkie powiązane ze sobą zadania grupuję razem. Tak więc najpierw zacznij od tego żeby zidentyfikować czynności jakie wykonujesz codziennie i potem je pogrupuj. Na przykład jeśli wiem, że muszę wykonać jakieś telefony, to staram się zaplanować czas na wykonanie tych telefonów. Nie rozpraszam się w czasie, np. pisania postu na bloga.

7. Deleguj zadania

Jeżeli są jakieś czynności, które możesz delegować (zarówno te w pracy, jak i w domu), to deleguj. Wtedy możesz skupić się na innych zadaniach, które musisz zrobić. Naprawdę nie musisz być siłaczką i perfekcjonistką, bo to prowadzi tylko do frustracji i przemęczenia.

8. Ustal realny czas wykonania zadania i trzymaj się go

Przeznaczaj konkretny czas na wykonanie poszczególnych zadań i trzymaj się go. Jeśli trzeba, to nawet nastawiaj minutnik. I przede wszystkim skup się na tym co robisz.

9. Zostawiaj bufor czasu pomiędzy zadaniami

Nie ustawiaj zadań jednego po drugim na styk. Zostawiaj pomiędzy nimi małe przerwy. Punktualni ludzie nie złoszczą się, że przyjadą na spotkanie wcześniej. Potrafią czas oczekiwania przeznaczyć na coś pożytecznego. Ja na przykład sprawdzam pocztę i odpisuję na maile, albo coś czytam, albo po prostu słucham muzyki i wykorzystuję tę krótką przerwę na chwilę relaksu.

10. Ustaw przypominacz na 15 minut przed rozpoczęciem zadania

Jeśli masz jakieś wyjątkowo ważne zadanie/spotkanie, to ustaw w kalendarzu przypominacz, który zadzwoni. To zależy od twoich indywidualnych potrzeb czy ustawisz go na 15, 30 czy 60 minut przed zadaniem. Weź też pod uwagę czas potrzebny na dotarcie do miejsca spotkania.

11. Zablokuj twoje rozpraszacze uwagi

Najpierw zastanów się co cię rozprasza? Telefon, przychodząca poczta lub smsy, włączony skype? Jeśli robisz coś ważnego i musisz się skupić, to po prostu je wyłącz lub wycisz. To bardzo pomaga się skoncentrować, a przecież koncentracja pomaga w sprawniejszym wykonywaniu danego zadania.

12. Wyeliminuj pożeracze czasu

Przyznaj się szczerze przed sobą, co najwięcej pożera twojego czasu? Facebook, Skype, Twitter? Nie sprawdzaj ich co chwilę. Może musisz wyrzucić te aplikacje z telefonu? Zaglądaj do nich tylko w konkretnie przeznaczonym na to czasie, kiedy siadasz do komputera. Nie martw się, nikt nie zauważy, że nie było cię kilka godzin 😉

13. Odkładaj rzeczy na miejsce

Dzięki temu nie marnujesz czasu i energii na ciągłe poszukiwania, np. kluczyków do samochodu. Łatwo odróżnisz rzeczy, które naprawdę w danej chwili potrzebujesz, od tych, które są na twojej drodze (bo rzucasz wszystko w jedno miejsce i powstaje góra bałaganu ;)).

14. Nie odkładaj nic na później i wykonuj zadania z wyprzedzeniem

Punktualna osoba nie odkłada rzeczy na później, bo to oznacza stwarzanie niepotrzebnego stresu. Na przykład ja przygotowuję ubranie i pakuję się wieczór wcześniej. Na dodatek zanim spakuję walizkę, to mam przygotowaną listę rzeczy do spakowania i po kolei odhaczam, co spakowałam. Dzięki temu nic nie zapominam. Robienie pewnych rzeczy wcześniej powoduje, że mniej się martwię i mogę się skupić na byciu punktualną.

15. Naucz się mówić „NIE”

Nie bierz nas siebie więcej niż możesz zrobić. Jeśli w trakcie wykonywania jakiegoś zadania pojawia się coś nowego, mów stanowcze NIE.

Podsumowując, nikt nie wymaga od nas żeby być perfekcyjną. Powiem więcej, perfekcyjność (jak każde ekstremum), nie jest ani dobre dla ciebie, ani normalne ;). Warto zarządzać swoim czasem i paradoksalnie, im więcej zajęć tym więcej czasu, ale pod warunkiem, że się dobrze zorganizujesz. Zacznij prowadzić regularny tryb życia. Nie będę ukrywać, że chodzę spać wcześnie (najpóźniej około 23.00) i zawsze budzę się wcześnie. Dzięki temu sypiam dobrze i wstaję wypoczęta. Powodzenia!

Dziękuję, że tu jesteś 🙂

Renata