Single Blog

Wszyscy wiemy, że w pracy jest się trudno koncentrować w równym stopniu przez cały dzień. A rozpraszanie się kosztuje, ponieważ przeniesienie na chwilę uwagi z jednego zadania na drugie – na przykład odebranie telefonu, czy poczty elektronicznej, w trakcie jednej czynności – zwiększa ilość czasu potrzebnego na ukończenie pierwotnego zadania aż o 25%!

Jednym z największych rozpraszaczy i złodziei czasu w pracy jest poczta elektroniczna. Czasem nawet niektórzy nie mogą się powstrzymać i sprawdzają pocztę (zarówno służbową, jak i prywatną) wieczorem, co nie sprzyja odpoczynkowi i regeneracji sił. Powiedzmy sobie szczerze: ludzie nadużywają poczty elektronicznej i jesteśmy zalewani coraz większą ilością bezużytecznych informacji.

O sposobach na zwiększanie koncentracji w pracy pisałam w poście „Zarządzaj energią, a nie czasem” (tutaj), a dzisiaj chcę się skupić na tym jak skuteczniej zarządzać pocztą elektroniczną. Wpadłam kiedyś na artykuł Paula Hempa, jednego z najbardziej poczytnych autorów Harvard Business Review, o „śmierci” od nadmiaru informacji. I znalazłam tam cenne wskazówki jak zmniejszyć obciążenie korespondencją elektroniczną. Mam nadzieję, że ci się przydadzą.

10 SPOSOBÓW NA ZMNIEJSZENIE OBCIĄŻENIA POCZTĄ ELEKTRONICZNĄ

DLA ODBIORCY:

 

1. Aby uniknąć ciągłego rozpraszania uwagi, wyłącz automatyczne powiadomienia o wiadomościach przychodzących. Następnie ustal określone godziny w ciągu dnia, kiedy będziesz sprawdzać pocztę i odpowiadać na nią.

2. Nie marnuj czasu na sortowanie wiadomości i wkładanie ich w foldery. Dzięki funkcjom wyszukiwarek w skrzynce odbiorczej jest to niepotrzebne (jeden ewentualny wyjątek: utwórz folder „pilne” i pamiętaj, by do niego zaglądać).

3. Nie wyróżniaj wiadomości, którym zamierzasz się zająć później, zaznaczając je jako „nieprzeczytane”. W programie Microsoft Outlook przypadkowe wpisanie złego skrótu klawiszowego powoduje nieodwracalne oznaczenie wszystkich listów w skrzynce odbiorczej jako „przeczytane” (i nie można potem użyć polecenia „cofnij”).

4. Jeśli wiesz, że nie zdołasz odpowiedzieć na mail w ciągu kilu dni, potwierdź jego odbiór i poinformuj nadawcę, kiedy może się spodziewać odpowiedzi.

DLA NADAWCY:

1. Dbaj o to aby wiadomości były jak najłatwiejsze do przyswojenia: wpisuj jednoznaczne tematy, a treść wiadomości zaczynaj od rzeczy najważniejszych. Stosuj nagłówki (pogrubioną czcionką), wypunktowania i numerację, aby wyróżnić elementy wymagające działania oraz zwrócić uwagę na to, kto jest za to odpowiedzialny.

2. Aby zaoszczędzić odbiorcom konieczności otwierania bardzo krótkich wiadomości, wpisuj całą treść w wierszu tematu, dopisując na końcu „eom” (end of message czyli „koniec wiadomości”).

3. Jeśli tylko jest to możliwe, wklejaj zawartość załączników w treści wiadomości.

4. Minimalizuj wymianę wiadomości składając propozycję („Spotkamy się o 10.00”), zamiast zadawać otwarte pytania („Kiedy się spotkamy?”).

5. Zanim wybierzesz opcję „Odpowiedz wszystkim”, zatrzymaj się i rozważ obciążenie korespondencyjne, jakie wynika z tego da każdego z odbiorców. Jeśli nie potrafisz go uzasadnić, usuń konkretną osobę z listy adresatów.

6. Dla własnego dobra wysyłaj mniej wiadomości e-mail: każda wysłana wiadomość generuje średnio mniej więcej dwie odpowiedzi.

A tak marginesie, chcę dodać, że ostatnio strach dawać komukolwiek swoją wizytówkę w czasie spotkań networkingowych. Ludzie nie rozumieją, że relacje buduje się powoli i celem przyjścia na takie spotkanie nie jest zebranie wizytówek, żeby potem zalać te osoby spamem na temat oferty swojej firmy. Listy mailingowej nie buduje się w ten sposób, to jest nawet niezgodne z prawem.

A wspominam o tym dlatego, że moją pocztę elektroniczną w 70 % zalewają maile od takich osób. Ba, nawet niektórzy znajdują sobie adres mailowy na blogu albo na portalu LinkedIn i przysyłają oferty, i newslettery. Pół biedy jak w takim mailu jest przycisk umożliwiający wypisanie się z bazy danych. Najczęściej takiego przycisku nie ma i wtedy trzeba napisać maila z prośbą o usunięcie z listy. A najzabawniejsze jest to, że niektórzy się obrażają, jak o to poprosisz! Doprawdy;). Ja nie wykorzystuję danych z zebranych wizytówek do utworzenia listy mailingowej i nie zamęczam swoją ofertą, bo nie tędy droga do budowania relacji i zdobycia zaufania u potencjalnych klientów. Można? Można 🙂

 

Dziękuję za to, że tu jesteś 🙂

Renata